Correlação entre a Pirâmide Hierárquica da Documentação do Sistema de Gestão e a Estrutura Hierárquica do BPM

Organizações que adotam sistemas de gestão estruturados (como ISO 9001, ISO 14001, IATF 16949, entre outros) e, simultaneamente, utilizam Business Process Management (BPM) frequentemente enfrentam um desafio conceitual e prático: alinhar a documentação do sistema de gestão com a hierarquização e decomposição dos processos.

Embora esses dois universos sejam muitas vezes tratados de forma separada — documentação de um lado e modelagem de processos de outro — ambos se organizam segundo a mesma lógica fundamental: uma pirâmide hierárquica baseada nos níveis estratégico, tático e operacional. Compreender essa correlação é essencial para garantir coerência, clareza, governança e efetividade do sistema de gestão.

Muitas organizações estruturam seus sistemas de gestão com forte ênfase documental, atendendo a requisitos normativos e auditorias, porém sem adotar uma abordagem efetivamente orientada por processos. Nesse contexto, a documentação passa a existir de forma dissociada da forma real como o trabalho é executado no dia a dia.

A ausência de uma arquitetura clara de processos dificulta a correlação entre documentos, responsabilidades e fluxos de valor, o que frequentemente resulta em:

• Informações paralelas e desconectadas dos processos reais;

• Duplicidade de documentos e registros;

• Sobreposição de responsabilidades;

• Dificuldades na manutenção e atualização do sistema de gestão;

• Baixa compreensão do sistema pelos colaboradores.

Dessa forma, justifica-se a necessidade de um modelo conceitual integrado que permita unir a hierarquia documental do sistema de gestão à hierarquia dos processos do negócio, utilizando como eixo comum os níveis estratégico, tático e operacional. Essa integração reduz redundâncias, elimina informações paralelas e transforma tanto a documentação quanto os processos em instrumentos complementares de gestão. Tanto a gestão organizacional quanto o BPM se estruturam em três níveis principais:

• Nível Estratégico: direcionamento, propósito, objetivos e decisões de longo prazo.

• Nível Tático: desdobramento da estratégia em métodos, regras, processos e controles.

• Nível Operacional: execução prática do trabalho, onde o valor é efetivamente gerado.

Essa lógica é refletida simultaneamente na documentação do sistema de gestão como na arquitetura de processos do BPM pois a documentação de um sistema de gestão não é um conjunto aleatório de documentos, ela é estruturada para sustentar decisões, orientar comportamentos e padronizar a execução. A representação visual abaixo, demonstra como a correlação em um é outro pode ser interpretada de forma aproximada, uma vez que não existe uma definição única

A ilustração apresentada explicita um ponto fundamental: documentos e processos não se diferenciam apenas por forma ou suporte, mas principalmente por função dentro da hierarquia organizacional. A correlação entre a pirâmide da documentação do sistema de gestão e a pirâmide dos processos do negócio pode ser analisada a partir das funções que cada elemento cumpre em cada nível.

Muitos especialistas afirmam que a estrutura documental tende a desaparecer uma vez que a adoção da abordagem por processos assumi às informações de maneira menos burocrática e mais funcional, através de automatizações e sistemas que convertem as informações descritivas em etapas executáveis, fluxos ativos que orientam de maneira autodirecionada, entretanto, o enfoque burocrático pode até minimizar mas a função da informação que é orientativa e comprobatória sempre existirá pois não se trata apenas do enfoque documental mas sim do alcance, tipo e função que exercem.